Birourile informare-recrutare întocmesc, într-un an de recrutare, un singur dosar de candidat pentru fiecare persoană care îşi exprimă cel puţin o opţiune, în funcţie de categoria de personal/ instituţia sau unitatea de învăţământ militar ori structura militară destinată formării profesionale iniţiale şi continue din reţeaua Ministerului Apărării Naţionale. În cazul în care există mai multe opţiuni, prima opţiune este considerată cea de bază.
Dosarul de candidat se întocmeşte de către biroul informare-recrutare pentru candidatul care domiciliază pe raza judeţului/sectorului municipiului Bucureşti aflat în responsabilitatea centrului militar, în perioada stabilită prin calendarul activităţilor de recrutare şi selecţie. Prin excepţie, pentru candidatul care este încadrat/angajat într-o unitate militară ori care este înmatriculat într-o unitate/instituţie de învăţământ din alt judeţ/sector, dosarul de candidat se poate întocmi de către biroul informare-recrutare din acel judeţ/sector, în perioada stabilită.